BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)

 
 

Business Process Management (BPM) es un enfoque sistemático para mejorar el proceso de negocios de las organizaciones, a través de la colaboración entre las áreas de Administración y Tecnologías de la Información.
 
 
OBJETIVO
 
Mejorar la eficiencia a través de la gestión de los procesos de negocio, que se deben modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. Como su nombre sugiere, BPM se enfoca en la administración de los procesos dentro de una organización.
 
Es un conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos.
 
A través del modelado de las actividades y procesos puede lograrse un mejor entendimiento del proceso y muchas veces esto presenta la oportunidad de mejorarlos. La organización de los procesos reduce errores, asegurando que los procesos se comporten siempre de la misma manera, reduciendo el margen de error y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos durante cada etapa. La administración de los procesos permite asegurar que los mismos se ejecuten eficientemente, cumpliendo con estándares de calidad previamente establecidos, y ayudando a la obtención de información que luego puede ser usada para mejorarlos. Es a través de la información que se obtiene de la ejecución diaria de los procesos, que se puede identificar posibles ineficiencias o fallas en los mismos, y actuar sobre ellos para optimizarlos.
 
 
FUNCIONAMIENTO
 
BPM es una aplicación Web, que permite la implementación, automatización y seguimiento de procesos administrativos en donde se involucren documentos, información o tareas que pasen de un participante a otro(s), para la realización de acciones específicas, de acuerdo a ciertas reglas de negocio pre-establecidas.
La automatización de procesos administrativos es la última fase de una serie de etapas que se tienen que completar para lograr obtener un Corporativo / Institución digitalmente eficiente.

 

 

 

 

LAS MEJORES PRÁCTICAS
 
Nos indican que la secuencia de etapas es la siguiente:
 
- Organización física de los documentos utilizados en la empresa o institución, especialmente los relacionados directa o indirectamente con procesos administrativos. En esta etapa, y dependiendo de la complejidad de la información documental, se podrá requerir de un experto archivónomo para completarla.
- Organización digital de los documentos físicos y de los documentos originalmente digitales como archivos de Word, Excel, PowerPoint, e-mails y más. Para esta etapa, el empleo de un Software de Administración Digital de Contenidos y de Scanners Profesionales, resulta imprescindible.
- Análisis y definición de cada una de las tareas y etapas de los procesos a automatizar, empleando una metodología SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer).
- Automatización de forma digital de los procesos administrativos con BPM.
 
BPM cuenta con funcionalidades para cubrir todos los elementos necesarios para la implementación de una solución de Business Process Management.

 

Beneficios de implementar BPM en su organización
 
- Permite observar el desempeño real de cada persona que participa en sus procesos administrativos.
- Asegura el cumplimiento de estándares obligatorios en su organización.
- Ayuda a implementar proyectos de mejora continua y monitoreo de la calidad.
- Optimiza la utilización de los recursos.
- Reduce los tiempos en los ciclos de los procesos.
- Facilita la eliminación del papel en los controles administrativos.
- Mejora la productividad en departamentos de atención a clientes, empleados o usuarios.
- Agiliza la gestión administrativa en esquemas de gobierno digital y corporativos eficientes.
- Ayuda a implementar y conservar sistemas administrativos con certificación ISO.
- Permite la automatización de cualquier trámite o solicitud de forma rápida y simple.
- Sus usuarios y clientes tendrán respuestas considerablemente más rápidas a sus solicitudes.
- Reduce radicalmente el uso de servicios de mensajería, empleados para el envío de documentos.
 
 
Ventajas técnicas del BPM
 
- Integración con sus sistemas actuales hacer más eficiente la cadena de suministros.
- Monitoreo de los procesos en tiempo real, para poder detectar cuellos de botella, y realizar las adecuaciones pertinentes en línea.
- Definición de flujos de trabajo en donde las tareas se pueden asignar a roles personales o funcionales.
- Re-direccionamiento de tareas en función del cumplimiento de condiciones específicas.
- Definición de tareas que se realicen en forma paralela, en serie o por cumplimiento de condiciones específicas.
- Visibilidad total sobre cada etapa del BPM.
- Administración de procesos centralizada por medio de su interfaz unificada.
- Elementos conforme a Business Process Modeling Notation.
- Colas de trabajo para la utilización óptima de los recursos.
- Aplicación para diseño de formularios electrónicos.
- Poderosas opciones de calendarios para optimizar la colaboración entre distintas zonas geográficas y horarias.
- Fácil personalización de interfaces de usuarios.
- Soporte para IE & Firefox.
- Ambiente de diseño de procesos en Ajax 100%.
- Interfaz de diseño similar a MS Visio para un fácil uso.
- Importación de modelos de BPMN desde MS Visio.
- Múltiples actividades preconfiguradas.
- Optimizado para diseño de largos y complejos flujos de trabajo.
- Administración de procesos centralizada.
- Múltiples canales para activar tareas: Web, Outlook, Email, SMS.
- Escalonamiento, delegación, re-envíos y re-asignaciones basadas en horas laborales.
- Análisis de procesos concluidos, así como de procesos corriendo en tiempo real.
- Reporte de auditoría detallado sobre el progreso y respuestas del flujo de trabajo.
- Control de versiones nativo para administrar cambios en los procesos.
- Rastreo y auditoría de cambios en los procesos.
- Lista de actividades con una columna conteniendo cada actividad en donde el usuario participa.
- Envío de e-mails de alertas con gráficas embebidas.

 

¿Qué organizaciones requieren BPM?

- Instituciones de Gobierno y Corporativos que deseen aumentar su productividad y la eficiencia de sus procesos.
- Organizaciones que utilizan procesos donde se involucran documentos digitales para dar soporte a las transacciones.
- Organizaciones que deseen tener un solo software que administre toda su información corporativa y automatice sus procesos administrativos.
- Organizaciones que requieren un software a nivel corporativo que resuelva múltiples necesidades puntuales para cada área o departamento.
- Organizaciones que deseen contar con una poderosa aplicación que genere reportes en línea y alertas por e-mail.


BPM ayuda a cumplir los estándares de calidad establecidos por la alta dirección de su organización, permitiendo observar el desempeño real de sus procesos, compararlo con sus metas fijadas y si es necesario tomar las acciones correctivas para alcanzar sus objetivos.
Gracias a una intuitiva interfaz Web gráfica de diseño, sus políticas y procedimientos internos se podrán llevar a cabo al pie de la letra, pues permite dibujar fácilmente diagramas de flujo estructurados con reglas de negocio bien definidas.

La mejora continua de sus procesos administrativos, es un punto básico en BPM for ICM, pues podrá realizar constantemente ajustes a los mismos, para minimizar los errores, los cuellos de botella y el incumplimiento de metas.
BPM for ICM cuenta con una poderosa herramienta ejecutiva que le permite vigilar con lujo de detalle el status de sus procesos de negocios, y desde donde usted podrá organizar, analizar, interpretar y presentar los datos producidos el sistema de bpm.
Algunos de los procesos que comúnmente se automatizan y monitorean con BPM for ICM son trámites gubernamentales, requisiciones, encuestas, reportes de gastos, solicitudes, reportes de ventas, evaluaciones, autorizaciones de vacaciones, reportes de fallas, órdenes de compra, peticiones, dudas, comentarios, quejas, sugerencias, sistemas de control de gestión, etc.

 

 

 

 


 

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